Szukaj na tym blogu

niedziela, 24 listopada 2013

Formularz rekrutacyjny. Czemu służy? I dlaczego kandydaci unikają jego wypełniania


Kandydat widzi interesującą go ofertę pracy, ma już przygotowane CV, klika przycisk aplikuj i… jest przenoszony na stronę z formularzem do wypełnienia. Nie jest to oczywiście żadna pomyłka. Działy rekrutacji, w celu posiadania użytecznej bazy kandydatów, skłaniają aplikujących do jej własnoręcznego uzupełniania danymi  zawartymi CV.

Po co to wszystko? Organizacje, w których przeprowadza się wiele projektów rekrutacyjnych, (na przykład w tym samym czasie) muszą pracować w oparciu o właściwe, dobre bazy kandydatów . Ich aktualność, kompletność ułatwia obsadzanie wakatów, często bez konieczności publikowania ogłoszeń o pracę, czy też wynajmowania zewnętrznej firmy rekrutacyjnej. Po prostu pozwalają na szybsze realizowanie projektów rekrutacyjnych. W sytuacji, kiedy do działu rekrutacji napływa duża ilość CV, zarządzanie informacją o kandydatach staje się trudne. Wykorzystanie posiadanych danych w kolejnych projektach rekrutacyjnych  staje się bardzo czasochłonne. Najczęstszym rozwiązaniem jest wybór systemu informatycznego dedykowanego do działu HR. Pozwala on na właściwą klasyfikację sukcesywnie otrzymywanych informacji z napływających dokumentów aplikacyjnych.

Wciąż jednak nie ma odpowiedzi, w jakim celu tworzy się formularze rekrutacyjne w trakcie procesu obsadzania wakatu? Działy rekrutacji, celem skrócenia czasu niezbędnego na wprowadzenie danych do bazy kandydatów, przerzucają część pracy na kandydatów. Skłaniają ich do własnoręcznego wprowadzenia informacji o sobie, swoim doświadczeniu zawodowym w odpowiednie pola. Takie rozwiązanie pozwala osobom zajmującym się prowadzeniem projektów rekrutacyjnych na sprawne wyszukanie odpowiednich informacji według obranego klucza. Rekruter swój czas wykorzystuje na wyszukiwanie informacji, a nie jej wprowadzanie – przynajmniej w pierwszym etapie procesu.

Osoby ubiegające się o dane stanowisko pracy, z reguły nie lubią tego typu rozwiązań. Wydłuża to bowiem czas przesłania swoich dokumentów aplikacyjnych – już nie wystarczy wysłać wiadomości e-mail wraz z załączonym CV i listem motywacyjnym, trwa to z reguły kilkadziesiąt sekund.

Często spotykam się z „bojkotem” tego typu oferty pracy przez potencjalnego kandydata. Osoba poszukująca pracy rezygnuje z dalszego procesu rekrutacyjnego. Jedynym powodem nie jest oczywiście wydłużony czas potrzebny do wysłania swoich dokumentów na dane ogłoszenie. Sporym problemem jest schemat aplikowania na dane wakujące stanowisko, który wygląda w sposób następujący:

  1. Kandydat rejestruje się w systemie danej firmy / działu rekrutacyjnego. Musi czekać na wygenerowanie się linka aktywacyjnego, który zostaje wysłany na skrzynkę e-mail.
  2. Następnie proszony jest o wypełnienie formularza informacjami zawartymi w CV i liście motywacyjnym, co z reguły sprowadza się do czynności kopiuj / wklej.
  3. Na końcu proszony jest o załączenie swoich dokumentów aplikacyjnych – CV i list motywacyjny


Tego typu proces aplikowania na dane stanowisko pracy może być irytujący. Kandydat nie rozumie, w jakim celu dwukrotnie podaje te same informacje. Widzi pewien brak logiki w tym działaniu. Oczywiście nie twierdzę, że tworzenie takich formularzy jest niewłaściwe. Myślę jednak, że ich potencjał można wykorzystać w nieco inny sposób.

Samo wystąpienie formularza w procesie rekrutacyjnym pozwala na zredukowanie „spamu rekrutacyjnego” – kandydat odpowiada na wszelkie możliwe ogłoszenia o pracę, ponieważ nie wymaga to od niego dużego zaangażowania (wysłanie dokumentów trwa przecież kilkadziesiąt sekund). Bardziej pracochłonny proces rekrutacyjny pozwoli uzyskać kandydatury osób, które są rzeczywiście zainteresowane danym stanowiskiem pracy.

Odpowiednio stworzony formularz może być również cennym źródłem informacji o kandydacie, które nie koniecznie mogą znajdować się w CV, czy liście motywacyjnym. Powinien być on stworzony w sposób sensowny, czyli: 
  1. Być uzupełnieniem informacji zawartych w CV
  2. Wymagać wprowadzenia danych kontaktowych od kandydata
  3. Pozwalać na wstępną weryfikację kandydatów, ich dopasowania do wakującego stanowiska pracy.
  4. Zachęcić do uczestniczenia w rekrutacji poprzez mądre pytania.

Nie chcę się w tym poście skupiać na konkretnych rozwiązaniach. Bardziej zależy mi na pokazaniu szacunku względem kandydatów i ich czasu. Jednocześnie, postępująca złożoność procesów rekrutacyjnych jest nieunikniona. Ich wielość w danych organizacjach, połączona z użytkowaniem systemów informatycznych wspomagających działy HR, niemalże wymusza zastosowanie formularzy. Jest to element profesjonalizacji pracy komórek odpowiedzialnych za rekrutację. Warto jednak zadbać o jego zawartość tak, aby pomógł w pozyskaniu wartościowych kandydatów w krótkim czasie. Ogłoszenia o pracę, zakładki „Kariera” są często pierwszym kontaktem kandydata z daną organizacją. Warto zatem zadbać o dobre tak zwane pierwsze wrażenie.