Szukaj na tym blogu

wtorek, 27 maja 2014

Na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania dla działu rekrutacji



Realizacja projektów rekrutacyjnych jest w zasadzie uzależniona uzależniona od dwóch czynników: 
1) Posiadanych kompetencji osoby zajmującej się pozyskiwaniem kandydatów na wakujące stanowisko i 
2) narzędzi, jakie ma do dyspozycji rekruter. Posiadane narzędzia w wielu wypadkach wpływają na efektywność i jakość pracy.

Współcześnie, pod hasłem „narzędzia rekrutacyjne” rozumiem przede wszystkim komputer i zainstalowane na nim, szeroko pojęte, oprogramowanie. Trudno jest  bowiem realizować projekty rekrutacyjne na stanowiska specjalistyczne, średniego i wyższego szczebla bez dostępu do Internetu, czy też posiadania skrzynki e-mail etc.


Jednak komunikacja elektroniczna między kandydatem a rekruterem jest jedynie pewną niezbędną podstawą, która nie wyczerpuje wachlarza narzędzi wspierających proces obsadzania wakujących stanowisk pracy. Przy realizacji dużej ilości projektów rekrutacyjnych, obok komunikacji kandydat – rekruter, bardzo ważne jest odpowiednie zarządzanie napływającymi aplikacjami; czy też szerzej mówiąc, zarządzanie informacją na temat kandydatów. Dla coraz większej liczby organizacji niezbędne jest posiadanie systemu informatycznego, który pozwoli „okiełznać” cały proces rekrutacji. Z punktu widzenia zainteresowanej organizacji ważne jest, aby wybrać taki system, który wpłynie na realne zwiększenie wydajności pracy osób zajmujących się obsadzaniem wakatów. Systemy, które przecież nie są tanie, powinny być inwestycją z potencjalnie szybką i wysoką stopą zwrotu. Na co zatem zwrócić uwagę, przy wyborze oprogramowania? Poniżej chciałbym krótko przedstawić kilka funkcjonalności, które moim zdaniem wydają się być niezbędne.

  1. Możliwość zbudowania bazy kandydatów – jest to kluczowa funkcjonalność, bez której żaden system dedykowany do działów HR nie ma racji bytu. Skoro jest to element obowiązkowy, to warto zwrócić uwagę na łatwość / szybkość dodawania kolejnych rekordów do systemu. Baza kandydatów to podstawa, na której wspierają się inne, ważne funkcjonalności.
  2. Tworzenie projektów rekrutacyjnych – taka możliwość pozwala na uporządkowanie całej bazy kandydatów i sprawniejsze wyszukanie niezbędnych informacji. Rekruter posiada narzędzie do sprawdzenia, którzy kandydaci brali udział w danym projekcie rekrutacyjnym, czy też, jak długo trwa rekrutacja na wakujące stanowisko pracy. Funkcjonalność pozwala na skuteczną kategoryzację informacji na temat osób z poprzednich rekrutacji.
  3. Tworzenie kategorii dotyczących kwalifikacji zawodowych – często, rekruterzy poszukują wśród kandydatów konkretnych kwalifikacji. Dotyczy to przede wszystkim znajomości języków obcych, czy znajomości określonego oprogramowania. System powinien zatem umożliwiać sortowanie kandydatów po zdefiniowanej wcześniej kwalifikacji. Ważne, aby kategorie mogły być wcześniej opisane w sposób jednorodny dla całej bazy kandydatów. Jedynie ujednolicone kategorie mogą zagwarantować szybkie wyszukanie interesujących nas kandydatów.
  4. Historia – pod tym ogólnym hasłem kryje się automatyczne zapisywanie przez system pewnych informacji. Mam na myśli przede wszystkim historię projektów, w których brał udział dany kandydat; jak również status jego kandydatury – z jakich powodów nie został zakwalifikowany do dalszej selekcji etc. Jest to szczególnie ważne w przypadku realizowania projektów rekrutacyjnych przez firmy doradztwa personalnego.
  5. Wprowadzanie uwag / komentarzy – wbrew pozorom jest to bardzo ważna funkcjonalność. Ważne, aby rekruter mógł dopisać komentarze dotyczące kandydata, które mogą mu się przydać w przyszłości. Taką informacją są między innymi preferencje kandydatów dotyczące przyszłych projektów rekrutacyjnych.
  6. Kalendarz – i to najlepiej z funkcją powiadomień. Pozwala zapisywać informacje o terminie kontaktu z kandydatem, czy też spotkania z nimi. Z punktu widzenia współpracy z wieloma kandydatami jednocześnie, właściwe zarządzanie czasem jest bardzo istotne.
  7. Generowanie raportów – funkcjonalność ważna przede wszystkim ważna dla przełożonych, którzy nadzorują realizację projektów rekrutacyjnych i chcą mieć zbiorczą informacje na temat ich przebiegu. Raporty mogą wskazywać, na ilość kandydatów biorących udział w projekcie, powody rezygnacji z dalszego procesu, etc. Ich charakterystyka jest uzależniona od między innymi od struktury organizacyjnej danej firmy.
  8. Integracja z innymi systemami – to swoista „wisienka na torcie”. System zintegrowany na przykład z programem pocztowym pozwala na lepsze zarządzanie swoim kalendarzem, czy też generowanie automatycznych wiadomości e-mail. Nie jest to funkcjonalność niezbędna, chociaż potrafi być bardzo pomocna.

Przedstawione funkcjonalności nie wyczerpują możliwości, jakimi może dysponować system do obsługi projektów rekrutacyjnych. Tak naprawdę wybór oprogramowania powinien być poprzedzony analizą, która pozwoli na wybór najbardziej optymalnego rozwiązania. Ważna jest specyfika organizacji, jej wielkość, fluktuacja pracowników etc. Dobry system to taki, który nie posiada większej ilości funkcji, niż jest to potrzebne. Powinien on przede wszystkim umożliwiać szybkie dotarcie do potrzebnych nam informacji – jest to główny powód, dla którego organizacje decydują się na inwestycje w oprogramowanie. Przerośnięty system utrudnia dotarcie do niezbędnych danych, z kolei za mały nie rozwiązuje dotychczasowych problemów związanych z efektywnym zarządzaniem projektami rekrutacyjnymi.


5 komentarzy:

  1. Bardzo ciekawy artykuł, wiele ważnych informacji :) będę częściej zaglądać na ten portal :)

    OdpowiedzUsuń
  2. Co do artykułu, to warto sprawdzić czy system ma parser cv, lub ma możliwość zintegrowania go z zewnętrznym systemem autoamatycznego przetwarzania cv i całych maili

    OdpowiedzUsuń
  3. Jasne. O ile organizacja potrzebuje takiej funkcjonalności, to jestem za.
    Ważne, aby parser nie obciążał aplikacji - pod kątem biznesowym i wydajnościowym.

    OdpowiedzUsuń
  4. Jeśli jest paresr CV jest integrowany przez api i działa na zewnętrznym serwerze to nie będzie miał wpływu na działanie aplikacji pod kątem wydajnościowym. A co do kwesti biznesowych, to może tylko zwiększyć wydajność pracy.

    OdpowiedzUsuń
  5. Bardzo fajne rady choć według mnie funkcjonalność programy nie zależy od jego prostoty lecz od odpowiedniego przeszkolenia, kursy w obsłudze tegoż właśnie programu.

    OdpowiedzUsuń